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La vie sur le Centre
Horaires et conditions d'accès
Horaires d’ouverture du Centre : de 8h00 à 20h30
(du lundi au vendredi)
Le samedi : de 8h00 à 14h00
Durée minimum de pause déjeuner : 45 mn entre 11h45 et 14h00
En dehors de ces horaires, et en particulier le week-end, vous ne pourrez entrer sur le centre que si une autorisation signée du chef de votre service ou laboratoire a été fournie à l’accueil.
Les personnes étrangères aux services, qui demandent à vous voir, doivent se présenter à l’accueil et, pendant toute la durée de leur visite, porter le badge qui leur est remis.
Ouverture du restaurant :
de 11h45 à 13h45
Vous avez accès au restaurant d’entreprise. Selon votre statut :
- un badge vous sera délivré si une subvention vous est accordée
- sinon vous devez prendre des tickets " passager ", auprès de l’accueil.
Départ courrier
Le courrier est à déposer avant 15h00 (14h00 le vendredi)
Tout frais entrainé par l'envoi de fax, d'un télex, les phototocopies, le courrier, le téléphone et les missions sont facturés aux services et laboratoires. L’engagement de ces dépenses nécessite un accord de votre responsable.
Vous pouvez téléphoner pour votre compte personnel grâce à l’appareil à carte qui se trouve à l’accueil.
Congés
Les allocataires (IRD ou ministère de la recherche) ont droit à 2,5 jours de congé par mois. La demande, visée par le responsable hiérarchique est à déposer au bureau 172.
Les congés des stagiaires doivent être prévus lors de l'établissement de leur convention. Leur absence exceptionnelle doit être signalée au laboratoire, à l'Unité formation et à l'établissement d’enseignement.
Oeuvres sociales :
Tous les stagiaires ont accès aux activités sportives et culturelles, ainsi qu’à la bibliothèque et à la vidéothèque de la section locale Amacs moyennant une cotisation de 5 euros .Seules les personnes rétribuées par l’IRD ont accès à l’ensemble des prestations fournies par l’AOS (Association des oeuvres Sociales de l’IRD) moyennant une cotisation annuelle (8 euros).
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Votre interlocuteur administratif
C’est l’Unité formation du Centre de Montpellier qui sera votre interlocuteur administratif privilégié.
Nous sommes là pour "rendre les choses possibles ", et vous aider au mieux. Cependant, nous évoluons dans un cadre juridique inhérent à toute entreprise. Nos contraintes sont celles de la législation française sur le travail, l’immigration et le code de la sécurité sociale. De plus, l’IRD est un établissement public de l’état, et à ce titre, des règles particulières s’imposent.
Nous sommes à votre disposition pour vous informer, vous proposer des solutions, même si nous ne pouvons pas tout résoudre. N’hésitez pas à venir vous renseigner.
Contacter : Ghislaine FERARD-POUGET
aux horaires suivants :
Lundi : 9h00 à 12h00 et 14h30 à 16h00
Mardi : 15h00 à 17h00
Mercredi : 9h00 à 12h00
Jeudi : 14h00 à 17h00
Vendredi : 9h00 à 12h00
ou en leur téléphonant au numéro suivant : 04 67 41 61 24
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Votre dossier administratif
Comme toute personne accueillie au Centre IRD de Montpellier, dans le cadre de la formation à la recherche ou d’une collaboration scientifique , vous devez :
- avoir obtenu un accord de stage, signé par le responsable du laboratoire d’accueil et un avis favorable du directeur du centre de recherche,
- apporter les documents nécessaires à l’établissement de votre statut administratif, et remplir un dossier d’accueil,
- jjustifier tout au long de votre stage : d’une couverture maladie et d’une assurance responsabilité civile,
- vous engager à garder la confidentialité des résultats obtenus ou observés,
- respecter les dates prévues, ou prévenir à temps l’Unité formation, des modifications de statut et des prolongations de votre stage.
Au cours d'un stage de longue durée, vous aurez à présenter périodiquement vos documents administratifs en fonction de leur renouvellement (carte d’étudiant, contrat d’allocations de recherche, attestation de carte vitale, attestation de responsabilité civile, etc ...).
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Votre type de formation
Vous êtes en :
- en formation initiale (si vous êtes inscrit dans un établissement d’enseignement (secondaire ou supérieur),
- en formation continue (si votre stage correspond à une période de formation payée par votre employeur ou par les ASSEDIC ou un FONGECIF.
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Votre statut administratif
Le droit français du travail, oblige tout employeur à justifier du statut des personnes exerçant une activité dans le cadre de son entreprise. Pour déterminer ce statut il faut prendre en compte le lien de subordination (matérialisé par un contrat de travail, attestation de bourse, ou une convention de stage) et les modalités de rémunération :
1 - Si vous êtes étudiant inscrit dans une université française : votre stage s’inscrit obligatoirement dans le programme d’un cycle d’études.
- La direction et la surveillance sont assurées par l’établissement d’enseignement.
- C’est avec ce dernier que les liens de subordination sont maintenus.
- C’est l’université qui fait les déclarations d’accident du travail, auprès de la Sécurité sociale.
C’est pourquoi une convention de stage entre l’université, le Centre (représenté par son Directeur, et vous) est obligatoire.
2 - Vous êtes salarié si vous mettez votre activité au service d’une entreprise, sous la subordination de laquelle vous vous placez, en contrepartie d’un salaire.
- C’est avec votre employeur que les liens de subordination sont maintenus.
- C’est lui qui fait les déclarations d’accident du travail, auprès de la Sécurité sociale.
C’est pourquoi un accord écrit de votre employeur pour votre séjour au Centre IRD de Montpellier est obligatoire (avis de détachement, lettre d’accord ou ordre de mission).
3 - Vous êtes étudiant et salarié (Cas des allocataires de recherche)
- C’est avec votre employeur que les liens de subordination sont maintenus.
- C’est lui qui fait les déclarations d’accident du travail, auprès de la Sécurité sociale.
- Les allocataires du Ministère de la recherche ont le rectorat ou l'université comme employeur.
C’est pourquoi une copie de votre contrat d’allocataire vous sera demandé.
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Assurances
Deux types d’assurances sont obligatoires durant votre stage :
L’assurance maladie
Elle permet le remboursement partiel ou total des frais engagés par l’assuré pour se soigner.
En fonction de votre statut administratif vous avez accès :
- à la Sécurité sociale
Une entreprise cotise obligatoirement au régime général pour ses salariés.
Un régime particulier de Sécurité sociale s’adresse aux étudiants de moins de 28 ans, inscrits dans une université française.
Les salariés et les "étudiants sous convention" (bénéficiant du régime de la Sécurité sociale étudiante, immatriculés et affiliés à une caisse locale) sont couverts pour les risques accident du travail et du trajet.
La déclaration d’accident est à faire le jour même auprès du service médical (et prévenir aussi l’Unité formation). Elle est transmise à l’établissement d’enseignement ou à l’employeur avant 48 h, afin que celui-ci la signe et la transmette à la Sécurité sociale.
- à l’assurance volontaire
De nombreuses compagnies d’assurance ou des mutuelles proposent des contrats d’assurance maladie (l’Unité formation peut vous fournir quelques adresses et formulaires).
Vous devez y souscrire si vous n’avez pas accès à la Sécurité sociale (étudiants de plus de 28 ans, salariés d’une entreprise étrangère n’ayant pas de convention avec la Sécurité sociale française.)
L’assurance responsabilité civile (RC)
La responsabilité civile est l’obligation légale faite à chacun de rembourser les dommages qu’il a causés à autrui.
Le contrat d’assurance responsabilité civile a pour objet de garantir les conséquences pécuniaires, suite à tous dommages corporels, matériels y compris les dommages immatériels, causés à des tiers, chaque fois que cette responsabilité est recherchée. Elle est souvent incluse dans une assurance logement, dans les contrats de mutuelles étudiantes LMDE ou MEP.
Nous vous demandons de nous fournir une attestation de votre assurance responsabilité civile ou une assurance couvrant ce risque.
Les mutuelles étudiantes prennent en charge tout ou partie des dommages que vous pouvez causer durant votre stage (appareils endommagés, casse de verrerie coûteuse).
L’IRD a une assurance responsabilité civile, qui vous couvrira si un accident arrive de son fait. D’autre part, les salariés de l’Institut, non fonctionnaires, sont couverts par une assurance individuelle accident, applicable 24 h sur 24 (capital décès ou invalidité).
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Votre sécurité sur le Centre
S’il est de la responsabilité du Centre d’assurer la sécurité de tous, la prévention des risques professionnels est le résultat de l’action de chacun.
Les activités de recherche créent de nombreux risques d’incidents ou d’accidents (produits chimiques instables ou toxiques, matières radioactives, matériel vivant pathogène).
Informez vous sur :
- la manipulation des appareils,
- la nocivité des produits ou des solutions que vous manipulez (lisez les étiquettes),
- l'évacuation des produits liquides ou solides, toxiques ou contaminés,
- les moyens de vous protéger (lunettes, gants, hottes, pro-pipettes...),
- les consignes de sécurité.
- les numéros de téléphone en cas d’urgence.
Le responsable de votre laboratoire ou les chercheurs confirmés, peuvent vous donner toutes les indications pour conduire vos recherches en toute sécurité. Demandez qui peut être votre " tuteur de paillasse ", si on ne vous a pas désigné une personne " en faisant office.
Repérez les extincteurs, les issues de secours, les panneaux sécurité.
Prenez le temps d’apprendre, votre vie et celle des autres peuvent en dépendre.
Sachez que :
- des fiches descriptives des produits dangereux sont à votre disposition. Contactez M. DUBOIS (poste 6214).
- des panneaux sécurité sont positionnés à différents points de passage : la liste des secouristes y est affichée. Sinon appelez le standard (poste n° 9), qui vous donnera les numéros à appeler,
- une liste complète des appareils du centre est à votre disposition à l' unité Appui logistique scientifique,
- des blouses peuvent vous être fournies : les demander au laboratoire d’accueil.
L’évacuation du centre se fait lors de la mise en route de la sirène continue.
Sortez par les issues les plus proches et allez au point de rassemblement fixé devant le bassin.
Veillez à :
- Avertir votre responsable de laboratoire en cas d'accident et en cas de panne d'appareils.
- Laisser votre plan de travail propre et opérationnel.
- Ne pas encombrer inutilement les containers de déchets toxiques, avec des produits inoffensifs (le coût de traitement de ces déchets toxiques étant très élevé).
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Service médical et social
lI est composé de quatre personnes :
La secrétaire médicale : Claire BINDER, tél : 6122, email : binder@mpl.ird.fr
Elle est présente aux heures suivantes :
- Lundi : le matin de 8h30 à 12h00
- Mardi : de 8h30 à 17h30
- Jeudi : le matin de 8h30 à 12h00
- Vendredi : de 8h30 à 17h30
En cas d’absence de son service, l’accueil vous indiquera où elle se trouve, ou qui peut la remplacer.
Le médecin : M. Magdeleine DUMAS, tél : 6121, email : Docteur.Dumas@mpl.ird.fr
Le médecin assure une permanence le mardi et le vendredi toute la journée.
Les rendez-vous doivent être pris auprès du secrétariat médical.
Le médecin de l’IRD n’intervient que pour des problèmes en liaison avec votre activité.
L’assistante sociale : Bernadette CAIRE, tél. : 6386.
Elle est présente uniquement les Mardi et Jeudi après-midi.
L'assistante sociale du Siège : Monique VARIN-LEPINAY
Elle est présente sur le Centre une semaine par trimestre.
Son séjour est indiqué par affichage et, toujours, par e-mail.
Pour obtenir ces dates de présences et un rendez-vous, adressez vous au service médical.
Le reste du temps, vous pouvez la joindre par téléphone au siège de l’IRD ( 01 48 03 77 55).
Tout accident de travail ou de trajet doit faire l’objet d'une déclaration au Service médical, dès la réalisation du risque (le jour même, sinon le lendemain). Prévenir l'Unité de Formation dans tous les cas.
Les arrêts de travail maladie (des salariés) sont à envoyer au service médical sous 24 heures.
L’IRD a une assurance responsabilité civile, qui vous couvrira si l’accident arrive de son fait.
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La Documentation
Ouverture :
- l'après-midi, de 13h a 17h (16h le vendredi) : tous publics
- le matin, de 10h a 11h30 : réservé aux irdiens
Formations et utilisateurs :
voir informations sur panneaux d’affichage formation permanente.
Cartes de lecteur :
Ces cartes vous donnent le droit de :
- consulter gratuitement les ouvrages dans tous les centres de documentation d'Agropolis,
- emprunter des ouvrages au centre de documentation de l’IRD.
Pour obtenir vos cartes de lecteur, présentez-vous au centre de documentation de l'IRD
avec une photo d’identité et l’accord de votre responsable de stage. La carte Agropolis peut être obtenue auprès de Mme FERARD-POUGET, Unité formation.
En fin de stage, PENSEZ à REMETTRE au service de DOCUMENTATION, un exemplaire de votre MEMOIRE de STAGE ou de votre THESE, afin que ce document soit REFERENCE dans la BASE HORIZON.
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Formation Permanente
La formation continue, gérée par l’Unité formation, est réservée aux personnels de l’IRD (salariés). Cependant, vous pouvez manifester votre intérêt pour un stage collectif: Nous vous inscrirons sur une liste d’attente et vous ferons bénéficier d’éventuelles places libres.
Vous pouvez utiliser en autoformation :
- des cassettes vidéo sur différents logiciels
- un logiciel d’apprentissage du clavier (sur un micro).
- des didacticiels de statistique (sur les stations SUN)
au laboratoire de langues.
Il vous permettra de travailler en autoformation :
- le français langue étrangère,
- l’anglais,
- l’espagnol,
- le portugais du Brésil,
- l’indonésien,
- le vietnamien ....
grace aux méthodes spécialisées pises à disposition (cassettes audio, livres, vidéo, CD Rom, accès aux chaînes de télévision étrangères par satellite, etc ..).
Contactez l’animateur du laboratoire, Philippe CURYL, pour passer les tests de niveau (poste n°6126 ou 6184).
A la bibliothèque thématique, vous trouverez des ouvrages sur la rédaction, la lecture rapide, l’expression orale, la communication.
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Stage à l'étranger
Si au cours de votre stage vous devez faire une partie de vos expérimentations sur le terrain vous devez :
Dans tous les cas, avoir obtenu un accord du représentant de l’IRD dans ce pays.
Si vous êtes étudiant
Il faut avoir constitué un dossier particulier comprenant notamment une convention de stage spécifique pour cette période (qui indiquera votre lieu d’accueil). Cette convention sera signée par le repréentant IRD du pays concerné.
Ce dossier transitera par la Représentation IRD du Pays d'Accueil : prévoir de le constituer et de l’envoyer au minimum 45 jours avant votre départ
Attention !
- Extension de la couverture sociale à l’étranger :
Un stagiaire affilié à la sécurité sociale, partant en stage non rémunéré à l’étranger, doit contacter la caisse dont il dépend, afin d’obtenir le formulaire qui étend la couverture sociale à l’étranger. La même demande est à effectuer auprès de l’assurance complémentaire.
- Durée du séjour des étudiants :
il ne peut excéder 6 mois (code de la sécurité sociale).
Si vous êtes allocataire (ministère de la recherche)
a) vous partez en affectation
vous préviendrez le Rectorat ou l'université,
et ferez parvenir à la DRH, Service du personnel (siège de l’Institut) :
la copie du contrat établi par le ministère,
une fiche de renseignements
(pour avoir éventuellement le droit aux indemnités d’expatriation, si votre séjour dure plus de 3 mois). Cette fiche peut vous être fournie par l’unité formation.
Vérifiez que vous avez une assurance rapatriement.
Une attestation vous sera demandée.
b) vous partez en mission
vous fournirez à l'unité Formation :
l'accord du rectorat ou de l'université
l'attestation d'assurance rapatriement
Dans tous les cas, une visite auprès du service médical, pour contrôler si toutes vos vaccinations sont à jour, est tout à fait recommandée.
Nous vous conseillons de venir faire le point avec l’Unité Formation au moins un mois avant votre départ pour que nous voyons ensemble si la procédure est bien engagée.
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Fin de stage
Pensez à :
RESTITUER :
- la BLOUSE que l’on vous a prêtée (au laboratoire, ou bien à l’Unité technique des équipements et des infrastructures scientifiques),
- le BADGE DE RESTAURATION à Mme Roggero, ou à l'accueil,
- les OUVRAGES empruntés à l'Amacs et à l'unité Documentation
- la CARTE DE PHOTOCOPIE non terminée.
PREVENIR l’Unité formation si vous partez plus tôt ou plus tard que la date prévue.
VERIFIER que vous avez bien laissé une adresse permanente où l’on puisse vous faire suivre votre courrier.
DEPOSER UNE COPIE DE VOTRE MEMOIRE DE STAGE ou de votre THESE
au service de Documentation du Centre, afin que celui-ci soit référencé dans la base Horizon.
Souvent les mémoires de DEA sont très mal référencés dans les bibliothèques universitaires.
Il est important que l’on garde une trace de vos travaux, dans une base facilement interrogeable par tous.
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Quelques informations pratiques
Une dernière recommandation :
faîtes vous un MEMENTO des coordonnées de vos interlocuteurs
1) au Centre IRD de Montpellier
Tél. : 04.67.41.61.00
Fax : 04.67.41.63.30
adresse : 911 Avenue Agropolis, BP 64501, 34394 MONTPELLIER Cedex 5
Unité formation - accueil des stagiaires :
Mme Ghislaine FERARD-POUGET
email : ferard@mpl.ird.fr
tél. : 04 67 41 61 24 / Pièce 174
la secrétaire de votre laboratoire d’accueil :
son nom
son numéro de poste
le responsable de votre stage :
son nom
son numéro de poste
Service médical : Claire BINDER
tél. : 04 67 41 61 22 / Pièce 713
2) au siège de l’IRD à Paris
Tél. : 01 48.03.77.77
fax :01 48 03 08 29
adresse : 213 rue Lafayette 75480 Paris cedex 10
DRH
le nom du gestionnaire payeur
son poste
DSF (Département Soutien et Formation)
Boursiers IRD
Assistante : Laure KPENOU-MALANDA
Tél. : 01 48 03 75 71
Assistante sociale : Monique VARIN LEPINAY
Tél. : 01 48 03 77 55
3) le service de la scolarité de votre établissement d’origine :
le nom de votre interlocuteur
son téléphone
son adresse
sans oublier de noter les informations pratiques suivantes :
- le Guide de l'étudiant
- le Guide du chercheur invité,
et de consulter les ressources du site DGPC.
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