Agropolis

METHODOLOGIE
GESIST 2002 : 27/09/02
Hanka Hensens, IRD : hanka.hensens@ird.fr

 

Pour appréhender la totalité du document sans en faire une lecture intégrale, il est indispensable de lire, éventuellement en prenant les concepts explicités ou sous-entendus en note :

Il faut ensuite fermer le document, éloigner ses notes et tenter d’avoir une vision globale du document en répondant en quelques mots aux questions :

Pour identifier tous les concepts, on peut établir une grille propre à chaque discipline, qui servira de guide à remplir systématiquement (exemple : but/ méthodologie/ résultats/ conclusion, pour un article scientifique; maladie/ médicament /mode d’administration/ résultat/ effets secondaires, pour un document de thérapeutique,...).
On doit au minimum chercher à retrouver les trois niveaux de l’indexation : le niveau générique (de la classification), le niveau spécifique (de l’index), et le niveau très spécifique (précisions).

Tous les concepts identifiés à l'analyse ne doivent pas être forcément retenus : on doit toujours garder en tête le rapport du document avec l’ensemble de la base, tenir compte du niveau des utilisateurs et surtout indexer au niveau du document, en particulier quand on utilise un thésaurus (exemple : pour un manuel de vulgarisation, s'en tenir à des termes génériques, pour un article scientifique pointu, n'utiliser que des termes spécifiques).
Toutefois, il faut également se garder d’une vision trop étroite : on ne peut pas prévoir quels seront les futurs champs d’intérêts des utilisateurs de la base, ni les futurs développements de celle-ci, les éventuelles fusions avec d’autres bases ou extraits de base.

La transcription des concepts dans le langage documentaire choisi se fait à l’aide des outils:

Une fois l’indexation réalisée, il est bon de vérifier mentalement si, en interrogeant par les termes retenus, le document est bien une réponse pertinente à la question posée par chaque mot clé, et si aucun concept important n'a été oublié .

Conclusion

En résumé, la qualité de l’indexation dépend de la qualité des outils et de celle de l’indexeur (ses connaissances, son expérience, son impartialité, sa cohérence).
Comme dans la recherche d'information, la régularité de la pratique est primordiale : il faut indexer toutes les semaines, si on veut engranger les bénéfices de l'expérience (rapidité, exactitude, exhaustivité, cohérence,...).

Dans l’idéal, l’indexation d’un document avec les mêmes outils devrait être la même quel que soit l’indexeur.
Dans la réalité, on estime que le taux de recouvrement entre deux indexations d'un même document réalisées par deux indexeurs (ou par le même indexeur à deux moments différents !) doit être de 2/3.